[Mert-Kaan]

Access Hakkında Herşey

Access Hakkında Herşey

Diğer Office programlarının çehresini tanıyorsanız, Access 2000’in menü ve araç çubukları size hiç de farklı görünmeyecektir. Sadece Access dosyalarının veri-tabanı dosyası olmasının sonucu farklı bir kaç menü maddesi görebilirsiniz. Buna karşılık programın çalışma alanı diğer programlardan oldukça farklıdır.

Access 2000, bütün Windows 95/98 programları gibi çeşikli yollarla başlatılabilir.

Masaüstü’nde Access simgesi varsa, bu simgeyi iki kere tıklayarak programı açabileceğiniz gibi, Başlat menüsünden Programlar’ı ve açılacak listede Microsoft Access’i seçebilirsiniz. Office 2000, Başlat menüsüne Yeni Ofis Belgesi ve Ofis Belgesi Aç maddelerini de koyar. Bu maddeleri kullanarak Ofis ailesine ait herhangi bir programı çalıştırabilirsiniz. Tabiî, Access’in oluşturduğu (uzatması “.mdb” olan) herhangi bir dosyayı iki kere tıklayarak da Access’i başlatmanız mümkündür.

Access de bütün Windows programları gibi kendi penceresinde açılır ve bu pencereyi istediğiniz gibi bütübelir, küçültebilir, simge durumuna getirebilir veya tüm ekranı kaplatabilirsiniz.

Access penceresinde kullanacağımız unsurları şöyle sıralayabiliriz:

Menü Çubuğu: Access 2000’in bütün kontrol unsurları, komutları ve diyalog kutuları menülerden açılır. Bütün Office 2000 programları gibi Access’in menüleri de sizin kullanım tarzınıza göre biçimlenir. Menü maddelierini tıkladığınızda açılan listelerde önce en sık kullanılan maddeler yer alır. Bir menü açıldığında herhangi bir seçim yapmaz ve bir saniye beklerseniz, listenin uzadığını ve daha seyrek kullanılan maddelerin de görüntülendiğini göreceksiniz. Eğer beklemek istemiyorsanız, Mouse işaretçisini doğruca listenin, ortasında ucu aşağı bakan bir ok bulunan alt kenarına sürükleyin; liste derhal uzayacaktır. İlk açılan maddeler yerine daha sonra açılan maddeler arasında seçim yaparsanız, Access 2000 bu tercihinizi öğrenecek bir dahaki sefere bu maddeyi ilk açılan listeye koyacaktır. Sık kullandığınız maddeler ise listede yukarı doğru terfi ederler. Menü çubuğunda yer almasını istediğiniz bir komut varsa, bu komutu ayrı bir menü unsuru olarak olarak veya mevcut menülerden birine madde olarak ekleyebilirsiniz. Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini ve açılacak kutuda Komutlar sekmesini seçin; Komutlar bölümünden menü çubuğunda olmasını arzu ettiğiniz komutu Mouse işaretçisiyle tutarak, menü çubuğunda arzu ettiğiniz yere bırakın. Bu komutun mevcut menülerden birinde yer almasını istiyorsanız, Mouse işaretçisini menü başlığıın üzerinde bir süre tutun, menü açıldığında leni komutu arzu ettiğiniz sıraya bırakın.

Menüler “uzun” açılsın istiyorsanız..

Eski usul menülere alıştı iseniz ve menülerinizin ilk açıldığında bütün maddeleri ile birlikte açılmasını istiyorsanız, Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini, ve açılacak kutuda Seçenekler sekmesini seçin: Burada, “Menüler Önce son kullanılanı gösterir” maddesinin önündeki işareti kaldırın. Son kullanılan menü maddelerinin yukarılarda yer almasını istiyor, fakat menünün iki aşamada tamamlanmasını istemiyorsanız, “Kısa bir gecikmeden sonra tam menüleri göster” maddesinin işareti kaldırabilirsiniz

Araç Çubuğu: Access 2000’in 23 ayrı araç çubuğu vardır ve hepsini açtığınızda muhtemelen veri penceresi için yer kalmayacaktır! Ayrıca araç çubuklarındaki simgeleri değiştirebilirsiniz. Sözgelimi, varsayılan olarak açılan “Menü çubuğu” adlı araç çubuğunda yer alan bir simgeyi hiç kullanmadığınız için istemiyorsanız veya yeni bir komutu simge halinede çubuğa almak istiyorsanız, Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini ve açılacak kutuda Araç Çubukları sekmesini seçin. Kutu açıkken, araç çubuğunda istediğimiz simgeyi Mouse işaretçisiyle tutarak, çubuk dışında bir yere bırakın. Araç çubuğuna eklemek istediğiniz komut varsa, Özelleştir kutusu açıkken, Komutlar sekmesini seçin; Komutlar bölümünden araç çubuğunda olmasını arzu ettiğiniz komutu Mouse işaretçisiyle tutarak, araç çubuğunda arzu ettiğiniz yere bırakın. Bu suretle eklediğiniz yeni simgenin resmini değiştirmek de elinizdedir. Henüz oluşturduğunuz simge seçili iken, Komutlar sekmesindeki Seçimi Değiştir düğmesini tıklayarak ve açılacak menüden arzu ettiğiniz simgeyi seçebilirsiniz:
Veritabanı Penceresi: Access’te açtığınız veritabanları, ana pencere içinde kendi pencerelerinde, kendi menüleri ve kendi komutları ile yer alırlar. Bu pencerenin ögelerini aşağıda ele alacağız.
Durum Çubuğu: Access, programın işlemesine, Veritabanının durumuna ve yapmak istediğiniz işlere ilişkin mesajlarını size penceresinin elt çerçevesindeki durum çubuğunda bildirir. Access’e bir şey yaptırmak istiyorsanız ve Access bu komutu yerine getirmek istemiyorsa, muhtemelen sebebini Durum Çubuğu’nda belirtiyor olabilir. Bu çubuktaki bilgilerden yararlanabilirsiniz.
Ofis Yardımcısı: Access 2000, Menü çubuğundaki Yardım menüsünün şirin ve kullanımı daha kolay temsilcisi olarak size 8 yardımcı sunuyor. Yardımcıyı her an tıklayarak soru kutusunu açabilirsiniz. Access 2000 Ofis yardımcısı, düzgün bir Türkçe soru cümlesini anlayıp, size doğru cevabı vereibilir. Ama bunun için önce sizin Ofis Yardımcısının anladığı soru tarzına biraz aşina olmanız gerekiyor. Klasik Windows yardım kutusu da Yardım menüsü vasıtasıyla açılabilir. Bu kutuda Dizin ve Ara sekmeleri bazen Ofis Yardımcısı’ndan daha hızlı sonuca ulaşmanızı sağlayabilir. (Veritabanı ile uığraşmaktan çok sıkıldığınız bir an, Ofis Yardımcısı sağ tıklayıp, Oynat maddesini seçebilirsiniz!

Veritabanı Penceresi

Access’de açık her veritabanı için bir veritabanı penceresi bulunur. Veritabanı, yaptığınız işe bağlı olarak bu pencerenin içinde veya dışında ayrı bir pencerede görüntülenebilir. Bu “görünümler” çoğu zaman Veritabanı penceresi içinde yaptığınız tercihlere bağlıdır. Veritabanı penceresinin unsurlarını ele alalım.

Veritabanı penceresinin kendi menü çubuğu vardır; ancak bu çubuktaki unsurlarla sadece ait olduğu veritabanına ilişkin işler yapabilirsiniz. Örneğin bu çubuktaki Aç simgesi, veritabanının seçilmiş olan nesnesini (tablosunu, formunu, raporunu, sorgusunu, sayfasını, sorgusunu veya modülünü) açar. Tasarla maddesiyle, mevcut nesnelerden birinin tasarımını değiştirebilirsiniz. Yeni maddesi ise bazı sihirbazları veya tasarım görünümünde yeni tablo ve rapor yapımını harekete geçirecek maddeler içeren bir diyalog kutusu açar. Sil simgesi ise seçilmiş nesneyi siler.

Veritabanı penceresinin dört görünüm belirleme simgesi ise, veritabanı penceresinin içindeki nesnelerin büyük veya küçük simge halinde ya da kısa veya ayrıntılı liste olarak gösterilmesini sağlar. Yukarıdaki örnekte, ayrıntısız liste görünümü var. Ayrıntılı listede nesnenin adı, tanımı, oluşturma ve değiştirme tarihleri ile türü gösterilir.

Silinen tablo ne olur?

Veritabanı penceresindeki büyük X harfi görünümündeki simge, tablo, form, rapor gibi seçilmiş bir nesnenin silinmesini sağlar. Araçlar menüsünde, Seçenekler maddesini ve bu kutuda Düzen/Bul sekmesini tıklayarak ve buradaki Onayla bölümünde en azından “Belge silmeyi” maddesini işaretlemezseniz, silinen nesne, silinmiş olur. Bu yüzlerce kişinin aylarca süren emeği ile hazırlanmış ve her nedense yedeği bulunmayan bir tablo olabilir. Çoğu zaman kazayla silinen nesnelerin yer aldığı veri tabanlarının yedeği bulunmaz! Bir onay kutusunda Evet düğmesini tıklamak, böyle bir kayıpla karşı karşıya kalmaktan daha az zahmetli olsa gerek! Access içinde sildiğiniz nesnenin geri gelmeyeceğini unutmayın!

Veritabanı dendiği zaman aklımıza genellikle sadece tablolar gelir. Oysa veritabanı, en azından veriler arasında seçme yapmayı sağlayan sorgu (query) araçları da içermelidir. Yoksa veritabanının bir kelime işlemciyle oluşturacağınız listeden farkı olamaz. Access 2000 veritabanı dendiğinde bir çok nesneyi birden anlar. Bu nesneler, birarada, veritabanını oluşkurular. Bir veritabanında bulunabilecek nesneleri ilerde ele alacağız. Fakat şimdilik veritabanını tablolar demeti olarak düşünün. Access tablosu, sizin tayin ettiğiniz sayıda sütun ve yine sizin bilgi girdiğiniz miktarda satırdan oluşur. Access’te veritablosu yapmayı da ilerde ele alacağız. Access size tablolarımıza bilgi girmek veya bu bilgileri düzenlemek için sorgu, form, modül ve makro adında araçlar sunar. Tablolar ve bu araçları kullanarak oluşturacağınız sorgular, formlar, modüller ve makrolar, veritabanızın nesneleridir. Bir veritabanında şu nesneler bulunabilir:

1. Tablolar: Verilerinizin içinde bulunduğu listeler. Yeni bir veritabanı dosyası oluşturmak üzere Access 2000’i çalıştırdığınızda açılan boş veritabanı penceresinde, tablo oluşturmak üzere üç komut kısayolu veya araç görürsünüz. Bunlar, “Tasarım görünümünde tablo oluştur,” “Sihirbazı kullanarak tablo oluştur” ve “Veri girerek tablo oluştur” adını taşır.
2. Sorgular: Verilerinizi tablolar halinde ortaya çıkarttıktan sonra, bu verilerden yeni seçmeler yapmak, belirli bir ölçükü (kriteri) karşılaşılayan veya karşılamayanları seçmek ve benzeri veri-işlemlerini sorgu (Query) aracıyla yaparsınız. Access 2000, “Tasarım görünümünde sorgu oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluştur” adlı iki araçla sorgu oluşturmanızı sağlar.
3. Formlar: Veri girme veya veri-işlem işlerinizi kolaylaştıran araçlardır. Formu, veritabanınızdaki bilgilere denk kutular içeren bir tür grafik arayüz sayabilirsiniz. Access 2000, “Tasarım görünümünde form oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak form oluştur” adlı iki araçla form oluşturmanızı sağlar.
4. Raporlar: Verilerinizin bir bakıma ham liste halinde kurtarılıp, anlamlı diziler haline getirilmesine rapor çıkartma denir. Access 2000, “Tasarım görünümünde rapor oluştur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor oluştur” adlı iki araçla rapor oluşturmanızı sağlar.
5. Sayfalar: Veri erişim sayfaları. Access 2000’in yeniliklerinden olan sayfalar bundan böyle veritabanı dosyalarınızın bir parçası olarak, veriye bağlı, vergi güncelleştirildikte yenilenen Web sayfaları hazırlama imkanı sunuyor. Access 2000, “Tasarım görünümünde veri erişim sayfası oluştur,” “Sihirbazı kullanarak veri erişim sayfası oluştur” ve “Zaten varolan Web sayfasını görüntüle” adlı üç araçla veri erişim sayfası yapmanızı veya varolan sayfayı yeniden düzenlemenizi sağlar.
Makrolar, modüller: Tıpkı kelime işlem programlarında olduğu gibi, sık sık tekrar ettiğiniz işlemleri, makro ve modül haline getirebilir ve bunları uygun olan herhangi bir tablo, form veya sorguda kullanabilirsiniz. Makro ve modülleri geliştirme işi ya otomatik olarak Access tarafından yapılır; ya da siz Visual Basic for Applications (Uygulamalar için Görsel Basic dili) editörünü kullanarak kendiniz makro ve modül oluşturabilirsiniz.

Görünümler

Bir veri tablosu, Access’te çeşitli görünümlere sahip olabilir, veya başka bir deyişle veritabanınızı farklı biçimlerde görüntüleyebilirsiniz. Access’te tablolarınız genellikle veritabanı görünümde bulunur; bununla birlikte tablolar form görünümünde de işlenebilir, doldurulabilir, düzenlenebilir.

Veritabanı görümünde, bir Access tablosu ile sözgelimi bir Excel tablosunun farkını ayırt etmek zordur. Bu görünümde tablonun çerçevesinin üst kenarında adı yazılı olur; bunun hemen altında ise tablodaki alan adlarının bulunduğu başlık bölümü vardır. Kayıtlar ise tablonun satırları olarak sıralanır. Tablonun sağ ve alt kenarlarında kaydırma çubukları bulunur. Tablonun alt çerçevesinin son köşesinde Gezinme Düğmeleri yer alır. Bu düğmeleri kullanarak tablodaki kayıtlar arasında gidip gelebilirsiniz. En soldaki düğme ile en başa, en sağdaki ikinci düğme ile de en sona gidersiniz. Üzerinde yıldız bulunan sağdaki düğme ise size yeni bir kayıt girmeniz için boş satır açar. Ayrıca buradaki kutuya istediğiniz kaydın sıra numarasını yazarak, doğruca o kayda gitmeniz mümkündür.

Access 2000 kurulduğu sırada bilgisayarınıza örnek bazı veritabanları ve hatta kullanılmaya hazır veri-yönlendirmeli iki Access-uygulaması kurar. (contacts.mdb ve addrbk.mdb) Bu örnek veritabanlarını açtığınızda büyük bir ihtimalle, birinci sütunun solunda içinde artı (+) işareti olan bir sütun göreceksiniz. Bu, o kaydın başka tablolarla ilişkilendirilmiş olduğunu gösterir. Access 2000’le gelen bu yenilik ve kazandırdığı imkanlar üzerinde sonra ayrıntılı duracağız.

Access veritabanı, tablo olarak görüntülenebildiği gibi, Form olarak da görüntülenebilir.

Access 2000, veri tablolarınızı alarak, form biçimine getirebilir veya bunu size bırakabilir. Access’in otomatik oluşturduğu tabloları sonradan yeniden şekillendirebiliriz. Bir tablona hangi alanlar ve bu alanların karşısında ne değerler varsa, formda da onlar bulunur. Formlarda da gezinme düğmeleri yer alır.

Access’in bir diğer veri görüntüleme biçimi ise sorgulama sonucu ortaya çıkar. Sorgu (query) veritabanı dosyasındaki tablo veya tablolardan seçme yapmak demektir. Seçme işlemi için ölçütleri (kriterleri) “Şu tablodan şu alanları al!” diye mutlak biçimde siz belirtebileceğiniz gibi, “Şu alandaki değer şu ise, şundan aşağı ise, bundan yukarı ise, veya bu değilse..” şeklinde “mantıksal” olarak da tanımlayabilirsiniz. Access 2000, bu ölçütlere uyan kayıtları seçerek bir “sorgu sonucu” oluşturur; bu sonuç veritabanı dosyasına tablo olarak kaydedilebilir; veya sadece siz sorguyu çalıştırdığınız sırada ortaya çıkar; sorgu işlemi bitince yok olur.

Mouse’unuzun sağ düğmesi

Access 2000, diğer Ofis 2000 programları gibi, Mouse’un sağ düğmesine çeşitli işlevler yükler. Mouse’un sağ düğmesi, üzerinde sağ-tıkladığınız nesnenin gerektirdiği bir yerel menü açılmasını sağlar. Bu menüler arasındaki farkı görebilmek için veritabanı penceresinde farklı nesneleri sağ-tıklayın.

Ve Yardım

Access 2000 ile çalıştığınız sırada ne yapıyor olursanız olun, klavyede F1 düğmesine basarak, yardım dosyasını açabilirsiniz. Ofis Yardımcısı adı verilen simge, o anda yapmakta olduğunuz işlemle ilgili bir kaç hazır yardım konusu başlığının yer aldığı ve bunlar yeterli değilse kendi sorunuzu yazmanıza imkan veren bir diyalog kutusu açacaktır.

Ofis 2000 ailesi programlarının yardım dosyalarında yapılan yenileme sonucu artık yardım istediğiniz konuyu mutlaka yardım dosyasının şifreli ifadeleriyle yazmanız gerekmiyor. Bu kutuya normal bir soru yazabilirsiniz. Araştır düğmesini tıkladığınızda, büyük bir ihtimalle tam aradığınız konuya uygun bir başlığın yer aldığı bir kaç yardım konusu liste halinde karşınıza gelecektir. Ofis Yardımcısı’nın diyalog kutusundaki Seçenekler düğmesini tıklarsanız, Yardımcı için farklı simgeler seçebilirsiniz.

Ofis Yardımcısının sağladığı hızlı yardım yeterli olmadığı anlarda, arama ve dizinden geçme gibi diğer bazı imkanları olan yardım kutusunu açabilirsiniz. Bunun için Yardım menüsünden Microsoft Access Yardım maddesini seçmeniz gerekir.

Yardım gereken konunun anahtar kelimelerinin ne olabileceği hakkında şüphede iseniz, bu kutuda İçindekiler sekmesini tıklayarak bütün yardım konularını ana başlıklar halinde inceleyebilirsiniz. Bu kutuda ikinci sekme olan, Cevap Sihirbazı ise Ofis Yardımcısı gibi, düzgün bir Türkçe soruyu anlayabilir! (Kurulu Windows sisteminizin varsayılan dili Türkçe değilse, Ofis Asistanı, soru yazmanıza imkan veren kutuyu görüntülemeyecektir.) Dizin ise kelime aratmak için kullanılır. Bunu iki ayrı şekilde yapabilirsiniz. Önce arama yapılmasını istediğiniz kelime veya kelimeleri arama kutusuna yazın. Access 2000, kendi dizininde buraya yazdığınız kelimelerle ilgili gördüklerini iki numaralı kutuya yazacaktır. İsterseniz bu kutudaki bir kelimeyi de işaretleyebilirsiniz. Sonra Ara düğmesini tıklayın. İçinde yazdığınız veya seçtiğiniz kelimelerin geçtiği yardım metinlerinin başlıkları üçüncü kutuda sıralanacaktır. Bu kutudaki başlıklardan size uygun görüneni iki kere tıklayın; yardım metni sağdaki çerçevede görüntülenecektir. Yardım kutusunun kendi araç çubuğundaki yazıcı simgesini tıklayarak, görüntülediğiniz metni yazıcıya gönderebilirsiniz; ileri-geri simgelerini tıklayarak önceki ve sonraki yardım metinleri arasında gidip-gelebilirsiniz.

Şimdi Access 2000’in yüzünü tanımış oldunuz. Aşağı yukarı hangi düğmenin ne yapacağını biliyorsunuz. Şimdi sıra Access’e bunları yaptırtmaya geldi.
Access 2000’i tanıdık diye hemen veri tabloları oluşturmak ve onlarla sihirbazlık yapmak için henüz erken. Önce veritabanı planlama konusundan söz etmemiz gerekiyor. Dikkatlice planlanmamış bir veritabanı kullanıcıya yarardan çok zarar getirir.

Veri planlama, daha sonra verinin nerede ve nasıl kullanılacağına dayanır. İmkansız olmamakla birlikte çok az veritabanı ilk amacının dışında kullanılabilecek hale getirilebilir. İyi bir planlama ise önce veritabanı terimlerine aşina olmayı gerektirir. Şimdi kısaca bu terimleri ele alalım.

Veri ve Alan

Access 2000 ile kaydedeceğiniz ve kullanacağınız bilgilere veri denir. Access açısından veriler, ait oldukları alanın türünde sayılır. Bir alan sayı içeriyorsa, “123456789” sayıdır. Bir alan metin içeriyorsa “123456789” metindir. Access 2000’de verileriniz şu türlerden birine girmek zorundadır:

Metin: Rakam, harf veya işaretlerden oluşan ve 255 karakter genişliğinde bir alandır. Metin olarak tayin edilmiş bir alana yazılan rakamlar, sayı işlemi görmez; yani aritmetik işleme konu olamaz. Metin alanları, belirlediğiniz (nasıl belirleyeceğimize sonra geleceğiz) genişliğin üstünde karakter tutamazlar. Söz gelimi bir metin alanını 8 karakter boyutunda oluşturduysanız, bunun içine “Mustafa Durcan” yazamazsınız. İyi bir veritabanı tasarımı, daima gerektiğinden biraz fazla geniş boyut tayinini gerektirir.


Not: Metin alanı olmakla birlikte, 64 bin karakter alabilir.
Sayı: Her türlü aritmetik işleme konu olabilecek sayıları tutar.
Tarih/Saat: Belirlemenize göre, tarih veya saat veya her ikisini birden tutabilen özel bir alandır.
Para Birimi: Türk lirası, Dolar, Alman Markı, Japon Yeni ve dünyada bulunabilecek hemen hemen bütün para birimlerine tayinh edilebilecek özel bir alandır. Para birimi verilerinizi gireceğiniz alanın Currency olması, Access 2000’in bu verilerle para biriminin gerektirdiği biçimde hesap yapmasını sağlar.
Otomatik Sayı: Access 2000 tarafından artan şekilde otomatik olarak doldurulan bir alandır. Bir veritabanında her bir kaydın (satırın) diğerlerinden mutlaka ayırıcı bir niteliği olması gerekir. Herşeyiyle aynı iki kayıt, otomatik sayı alanının farklılığı sayesinde birbirinden ayrılabilir.
Evet/Hayır: İçindeki değer Evet veya Hayır ya da Doğru veya Yanlış olabilen, mantıksal işlemlerde kullanılan bir alandır.
OLE Nesnesi: Access 2000’in veritabanında bir başka program tarafından oluşturulmuş nesnelere yervermenizi sağlayan alan türüdür.
Köprü: Internet sitelerinde bulunan sayfaların adresi (URL), Access 2000 tarafından bağlantı sağlanacak biçimde tutulabilir.
Arama Sihirbazı: Bir alana doğrudan vergi girmek yerine, Access’in Arama Sihirbazı yardımıyla bu veriyi bir tablodan veya sorgu sonucundan seçmesini sağlayabilirsiniz.

Her Rakam Sayı Değildir

Sık kullanacağınız bazı bilgilerin alan türleri şöyle olmalıdır:
Ad, soyad: Metin
Adres: Metin
Kapı, apartman daire no: Metin
Telefon no: Metin
Elektronik adres: Metin
Aylık gelir, fiyatı, tutarı: Para birimi
Yaş: Sayı
Personel sayısı: Sayı
Web Sitesi : Bağlantı

Kayıt

Veritabanındaki bir birim bilgi kümesine kayıt denir. Örneğin okuldaki derslerinizde sınıvlarda, ödevlerde aldığınız notları tutan bir veritabanı tasarlıyorsanız, her bir ders bir kayıt olabilir. Buna karşılık bir öğretimenin sınıfındaki öğrenciler için tuttuğu veritabanında, her bir öğrenci bir kayıt olabilir. Access ile kendinize bir adres defteri yapıyorsanız, her kişi veya firma bir kayıttır. Veri alanlarınızı belirlerken, bazı alanları “boş olabilir” şeklinde tanımlamışsanız, telefon defterinizdeki her kaydın her alanı dolu olmayabilir; örneğin bazı kişilerin faks numarası veya elektronik posta adresi olmayabilir. Buna karşılık veri alanlarını belirlerken bazı alanlara boş olma yasağı getirmişseniz, tablolarınızı doldururken Access 2000 bu alana mutlaka alanın niteliğine uygun bir değer girmenizi şart koşacaktır.

Tablo

Tablo, (boş veya dolu) aynı alanlara sahip kayıtlar kümesidir. Notlarınızı tuttuğunuz dosyada 1999-2000 ders yılı notlarınız bir tablo oluşturabilir. Bir öğretmen için Lise 3 Türk Edebiyatı sınıfındaki öğrenciler bir tabloda toplanabilir. Fakat öğretmen isterse kız ve erkek öğrencileri aynı tablolara da alabilir. Daha sonra değineceğiz, bir veritabanında aynı kişiye, aynı sınıfa, yani aynı birime ait kayıtların tümü tek tabloda bulunmayabilir. Bu sebeple, tablo dendiği zaman, sadece birbirine benzeyen verileri olan kayıt kümesi aklımıza gelmelidir. Burada birbirine benzeyen tanımına dikkat edin: Diyelim ki elimizde üç kişilik bir bilgi kümesi var. Bu üç kişiye ait bilgileri, adı, soyadı ve cinsiyeti diye üç alanda toplamaya karar verdik. Bu üç kişinin de bu üç haneye yazılacak bilgisi benzer bilgilerdir. Bilgilerin içerikli çok farklı olabilir; birinin adı Mustafa, diğerinin Osman, üçüncüsünün ise Vildan olabilir. İlk ikisi için tablomuyaz “erkek,” üçüncüsü için “kadın” yazmamız gerekebilir. Fakat bu üç kişi bir arada, bir tablo oluşturabilir.

Veritabanı

Çeşitli tablolardan oluşan ve bir Access 2000 dosyayı halinde toplanan bilgi kümesine veritabanı deriz. Bir veritabanının içinde birden fazla tablo bulunabilir. Bu tablolar birbiri ilişkilendirilmiş olabilir; ilişkilendirilmemiş olabilir. Bir veritabanında tablolar birbiri ile ilişkilendirilmemiş ise buna düz veritabanı, tablolar ilişkilendirilmiş ise (doğru bildiniz!) ilişkilendirilmiş veritabanı denir. Eğer veritabanı tasarımının bir tek püf noktası varsa, o da ilişkilendirilmiş tablo meselesini kavramaktır.

Düz Veritabanı: Bir tablonun bütün alanlarına dair bütün bilgiler kendi içinde ise bu tabloya düz tablo, bu dosyaya düz dosya ve bu veritabanına da düz veritabanı denir. Diyelim ki elimizde, “Adı,” “Adresi” ve “Telefon numarası” alanlarını içeren bir tablo var. Ve diyelim ki Mustafa’nın 1, Osman’ın 2, Vildan’ın da 3 telefonu var. Bu durumda Mustafa listemize bir kere, Osman iki kere, Vildan ise üç kere yazılacak demektir. Düz tablolarda tekrarlar olur. İlişkilendirilmiş Veritabanı: Düz tablolardaki tekrarı önlemek ve böylece veritabanının daha az yer tutmasını dolayısıyla sorguların daha hızlı icra edilmesini sağlamak amacıyla, tabloları ilişkilendiririz. Yukarıdaki örneğe dönersek, Osman’ın adını ve adresini iki, Vildan’ın adını ve adresini üç kere göstermek yerine, bütün kişileri bir tabloda adları ve adresleri ile toplar, bir diğer tabloya ise telefon numaralarını yazan ve her bir numarayı kişiler tablosunda bir kayıtla ilişkilendirirsek, her kisini de veritabanımız dosya olarak çok daha az yer tutar.

Bunu “Anahtar alan” veya “Birincil anahtar” (Primary key) adını verdiğimiz teknikle sağlarız. Her tabloda her bir kaydı diğerlerinden benzersiz hale getiren, yani diğer hiç bir satırda aynısı bulunmayan bir alan olmalıdır. Bu nitelikteki bir alanı Birincil Anahtar olarak tayin edebiliriz. İlişkilendirilmiş bir veritabanında, her bir kayıt, bir alanından diğer bir tabloya bağlanır. Bu bağlamanın kayıtların benzersiz alanlarından yapılması yanlış bağları önleyecektir. Yine yukarıdaki örneğe dönelim. Mustafa’ya 1, Osman’a 2 ve Vildan’a 3 numaralı kişi diyelim; Elimizdeki bütün telefon numaralarını altalta yazar (telefon numaralarını kayıt yani satır olarak düşünün) ve karşılarına ait oldukları kişinin numarasını yazarsak, her bir telefonun kime ait olduğunu kolayca buluruz. “Kolayca” tabiî sözün gelişi; fakat bu durumda veri tabanı dosyamız çok daha az yer tutar.

Meraklısı için not: Tablolarınız Normal Mi?

İlişkilendirilmiş veritabanı dosyası daha az yer tutmakla birlikte, veritabanı tablolarımızı ilişkilendirmemizin tek sebebi bu değildir. Haziran 1970’te Edgar Codd adlı bilgisayar mühendisi, elektronik veri bankalarının devasa boyutlara ulaşmasını fakat yine de küçük bir terminalde işlenebilmesini sağlayan bu modeli ortaya attığında, bütün veritabanları, örneğin, Adı, Soyadı, Adresi, TelNo1, TelNo2, TelNo3.. şeklinde fazlalık ve boşluk içeren düz, birbiri ardına disket yazılmış kayıtlardı. Codd, veri parçacıkların, örneğin kişino=telno şeklinde ad=değer çiftleri halinde yazılmasını önerdi. Bu bilgisayarın ana işlemcisinin (CPU) daha hızlı hesap yapmasını sağladığı gibi insan hatası faktörünü de azaltıyordu. (Aynı kişinin üç telefon numarası için üç ayrı yerdeki adresinin de düzeltilmesi yerine bunu bir yerde yapmak daha güvenli!)

Codd’ın sistemi, verilerin tutarlılığını da sağlıyordu. Veritabanı dosyalarında bilgi tutarlılığı, bir veritabanında ad=değer şeklinde bütün çiftlerin bir Birincil Anahtar dediğimiz ad’a ve bu ad’ın tabloda başka hiç bir kayıtta bulunmayan bir değere sahip olması gerekir. (Çünkü veritabanı ile çalırken ad=değer çiftlerini başka türlü tanımamız mümkün değildir. Bu disk üzerine yazılırken verilerimizin sıra veya yer kaygısı gütmeden yazılmasını sağlar.) Böylece hiç bir kayda ait olmayan ad=değer çiftçi bulunmuyor, ve hiç bir kaydın eksik alanı olmuyor (boş olabilir; bu eksik demek değildir.) Codd’ın bu buluşu veri-işlem alanında devrim sayılır. Codd’un zamanla geliştirilen modelinin beş ilkesi vardır:

1. Her bir değer müstakil olmalıdır (Bir kutuda üç telefon numarası birden bulunmamalıdır).
2. Ad=değer çiftleri Anahtar Değer (Birincil Anahtar) vasıtasıyla birleştirildiğinde ortaya başka bir kayda benzemeyen kayıt çıkmalıdır. (Aksi taktirde Birincil Anahtar özgün demek değildir!)
3. Bir değerin hangi kayda ait olduğu sadece bir Anahtar Değere (Birincil Anahtar’a) bakılarak bilinmelidir. (Bir telefonun ait olduğu kişiyi belirlemek için hem adına, hem adresine bakmak zorunda isek, aynı adda birden fazla kişi var demektir; kendimize yeni bir Birincil Anahtar bulmak zorundayız.)
4. Hiç bir kayıt, aynı ad için birden fazla değer almamalıdır. (Bir kişinin beş çocuğu varsa, 3 oğlu, üç kızı olamaz!)
5. Bir tablo, artık tekrar ikiye veya daha fazla tabloya bölünemeyecek kadar fazlalıktan arındırılmış olmalıdır.


Bu beş ilkeye tabloların Normalleştirilme Kuralları, buna uygun hale getirilmiş tablolara Normal Tablolar ve işleme de Normalizasyon denir.

Basit bir adres defteri yaparken, herkese üç telefon, bir faks ve bir de cep telefonu hanesi açmak ve bazı kişiler için bazı sütunları (alanları) boş bırakmak daha kolay bir çözüm olabilir. Bununla birlikte daha sonra uygulama programlarına veya Web sayfalarına temel olacak veritabanları geliştirirken, ilişkilendirilmiş tablolar kullanmak daha doğru olur. İlişkilendirmenin ilkelerinden, ilerde tablolarlarımızda ilişki kurarken söz edeceğiz.

Tablo Tasarımı

İyi bir veritabanı tasarımı, iyi düşünülmüş tablo tasarımı ile başlar. Bu ilke uygulamada şu anlama gelir: Mouse işaretçisini Access simgesi üzerine doğru götürmeden önce, elinize bolca kağıt, bir de kalem alın ve başlayın tablo tasarımına. (Kağıdınız kareli, kaleminiz de kurşunkalem olursa ve elinizin altında bir de silgi bulunursa, tablo tasarımınızın başarılı olacağını şimdiden garanti ederim!) Önce kağıda bu veritabanı projesinin sonunda ortaya çıkmasını istediğiniz liste, rapor ve diğer ne türlü belge varsa, hepsini başlıklar halinde yazın. Bu kağıdı önünüze koyun ve ayrı sayfalara buradaki her bir maddenin kağıda döküldüğünde nasıl görünmesini istiyorsanız o şekilde görünümünü çizin. İstediğiniz başlıkları, altbaşlıkları, sütunları ve satırları belirtin. Sonra bu sayfalarda gördüğünüz şekillere bakarak, alanları (sütun başlıklarını) listeleyin. Örneğin, kendinize bir telefon defteri-temas çizelgesi hazırlıyorsanız, alan tanımlarınız şöyle olabilir:

 

[KlaS]

Devami

1. Sıra no = otomatik sayı
2. Adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
3. Soyadı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
4. Adres Satır 1 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir
5. Adres Satır 2 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir
6. Şehir = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir
7. Posta kodu = metin, 5 karakter boyutunda, boş olabilir
8. Ülke = metin, 20 karakter boyutunda, boş olabilir
9. Doğum tarihi = tarih (otomatik olarak boyutlanır), boş olabilir
10. Doğum gününde kart yollayacak mıyım= evet/hayır, boş olabilir
10. Eşinin Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
11. Çocuk 1 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
12. Çocuk 2 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
13. Çocuk 3 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
14. Çocuk 4 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
15. Ev telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
16. İş telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
17. Cep telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
18. Faks no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
19. En son ne zaman görüştüm = tarih, boş olabilir
20. Son güncelleme tarihi = tarih, boş olamaz


Alan listesini tamamladıktan sonra bu alanlar, bir tabloda mı toplanmalı, birden fazla tabloya mı bölünmeli sorusuna cevap verin. Yukarıdaki örnekte iki noktadaki aksaklığı görmüş olmalısınız. Birinci aksaklık çocuklarla, ikinci aksaklık telefon numaralarıyla ilgili. Önce birinci sorunu ele alalım. Beş çocuklu bir dostunuzun beşinci çocuğu bu listeye yazılamaz. O halde buradaki 16 alan en azından iki tabloya bölünmeli; çocuklara ilişkin olan alanlar dışındaki bütün alanlar “Aileler” tablosunda toplanmalı, bütün çocuklar “Çocuklar” adlı tabloda yer almalıdır. Çocuklar tablosunun alanları ise şöyle olabilir:

1. Sıra no = otomatik sayı
2. Çocuğun adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
3. Çocuğun ailesi kimliği = metin, 20 karakter, boş olamaz

Şimdi burada başka bir sorun var: çocuğun aile kimliği, babasının veya annesinin soyadı olacaksa ve aynı soyadı taşıyan iki dostumuz varsa, çocuğun kime ait olduğunu bilemeyiz. Aslında bu sorun, ortaya başka bir sorun daha çıkartıyor: diyelim ki aynı adda iki dostumuz var; ikisinin de eş ve çocuk durumu ile adreslerini ve telefon numaralarına ilişkin elimizdeki bilgilerin aynı olduğunu (mesela bu bilgiler elimizde yok ve dolayısılya bu sütunlar boş!) varsayalım. Bu iki kişiyi listeye “benzersiz kayıt” olarak nasıl kaydedebiliriz? Otomatik sıra numarasını birincil anahtar yaparak! Her aileye ait kaydın benzersiz olmasını sağlayan otomatik sıra numarasını aile tablosunda birincil anahtar yaparsak, daha sonra çocuk tabllosuyla ilişki sağlayan anahtar olarak kullanabiliriz. Bunu görsel olarak ifade edelim:


Şimdilik bu tabloların oluşturulacağı üzerinde durmayalım. Burada sadece kavramsal olarak çocuklarla aileleri arasında bağ kurmaya çalışıyoruz. Aileler tablosunda “Aile Sıra No” adlı bir sütun açar ve bu sütunu Access’e Otomatik Sayı alanı olarak otomatik şekilde doldurtabiliriz. Sonra, çocukları kaydettiğimiz tabloda, her çocuğun ailesini, aile tablosundaki Aile Sıra No bilgisini tekrar ederek belirtebiliriz. (Nasıl’ın üzerinde durmuyoruz!) Diyelim ki Masum Sayan adlı iki arkadaşımızın ikişer çocuğu var. 5 numaralı aileye mensup Masum Sayan ile 6 numaralı aile mensup Masum Sayan’ın çocukları da aynı Aile Sıra No’sunu aldıkları anda, gereksiz bilgi içeren veya bilgi kaybına yol açan bir tablo tasarımından kurtulmuş, yani Aile tablosunda “çocuk 1,” “çocuk 2,”.. “çocuk x” şeklinde kimi ailede boş kalacak, kimi ailede yetmeyecek sütunlar açmamış oluruz.

Yukarıda muhtemel alanlarımızın listesini döktüğümüzde, iki sorunla karşılaştığımızı söylemiştik. Birinci sorun çocuklarla ilgiliydi. Onu çözdük. Fakat aynı durum, telefon numaraları için de var. Birden fazla ev, iş, faks veya cep telefonu olanlara ilişkin tüm telefon numaralarını tablomuza işleyebilmek için mutlaka çocuk tablosunu eklediğimiz gibi, veritabanımıza ideal olarak dört ayrı telefon numaraları tablosu (ev, iş, faks ve cep telefonları tabloları) ekleyip, bunlara da Aile Sıra No sütunu açıp, her telefon numarası ile telefonun sahibini ilişkilendirebiliriz.

Böylece tablo tasarımının kağıt üzerindeki bölümü bitmiş oluyor. Nihayet sıra Access’i çalıştırmaya geldi.

Access’te Veritabanı Oluşturma

Access’i çalıştırdıktan sonra, boş bir veritabanı oluşturalım. Fakat bu arada Access7in boş veritabanı şablolarını tanıyalım. Kullandığınız Access’in başka bir kullanıcı tarafından ayarları değiştirilmemişse, açıldığı anda karşınıza ne yapmak istediğinizi soran ve dosya seçmenizi sağlayan diyalog kutusu gelecektir. Bu kutuda “Access Veritabanı sihirbazları, sayfaları ve projeleri” maddesini işaretleyerek Tamam’ı tıklayın.

Access’in ayarları değiştirilerek bu kutunun açılması önlenmişse, karşınızda tamamen boş bir Access penceresi de görebilirsiniz. Bu durumda Dosya menüsünden Yeni maddesini seçerek (veya klavyede Ctrl tuşunu tutarak ve N tuşuna basarak), boş bir veritabanı oluşturmanızı sağlayacak diyalog kutusunun açılmasını sağlayabilirsiniz. Yeni diyalog kutusu açıldığında Veritabanı sekmesini tıklayın.

Access’i tasarlayan uzmanlar, çeşitli kullanım alanları bulunan on ayrı veritabanı şablonu hazırlamış bulunuyorlar. Access ile veritabanı projelerinde büyük bir ihtimalle bu şablonlar hemen her ihtiyacınızı karşılayacaktır. Access’i tanımak için bu şabloların teker teker hepsini seçip, oluşturulmasını önerdiği dosyaların oluşturulmasını sağlayıp, sonra şablon sihirbazının her bir veritabanında ne gibi tablolar açtığını, bu tablolara ne gibi görevler yüklediğini, ne gibi alanlar oluşturduğunu gözlemenizde yarar var. Veritabanı yapan Access sihirbazlarının bir diğer marifeti veri girme ve rapor alma işlerinde kullanacağınız formları da oluşturmaktır. Bu formları inceleyerek, ilerde kendi formlarınızı tasarlamakta kullanacağınız ipuçları edinebilirsiniz. Ayrıca Access 2000, sadece tabloları, formları ve raporları oluşturmakla kalmayacak, bu veritabanını, sanki kendi başına bir program gibi, kullanmanızı sağlayacak grafik arayüzü bile inşa edecektir. Sihirbazları kullanarak, tabloları doldurulmaya, formları kullanılmaya ve raporları baskıya hazır veritabanlarını sık sık oluşturacaksınız; fakat kimi zaman bu tablolarda, formlarda veya raporlarda yeni bir alan eklemek, veya var olan bir alanı kaldırmak isteyebilirsiniz. Bunu yapabilmek için, Access’in bu nesnelerini nasıl oluşturabileceğimizi, nasıl düzenleyebileceğimizi veya değiştirebileceğimizi bilmemiz gerekir. Şimdi bir örnek üzerinde bunu birlikte yapalım.

Alan Türleri

Access Sihirbazlarıyla ilgili keşif turunu bitirdiğinizde, Yeni diyalog kutusunda Boş Access Veritabanı maddesini işaretleyip Tamam’ı tıklayın. Şimdi, kendi veritabanımızı kendimiz oluşturmaya başlayabiliriz. Açılacak diyalog kutusunda Genel sekmesinin seçili olmasına dikkat edin; ve Boş Veritabanı simgesini ve Tamam’ı tıklayın; Access 2000 ‘in önerdiği “vt1.mdb” adını “Adres Defteri.mdb” olarak (veya oluşturmak üzere yukarıda kağıt-kalemle planını yaptığınız veritabanına uygun bir ad vererek) değiştirin; yeni veritabanınızı Veritabanı penceresinde işlenmeye hazır bulacaksınız. Nesneler’den Tablolar’ın seçildiğini, ve tablo oluşturmak için kullanabileceğiniz üç aracın kısayolunu görüyorsunuz:

Bunlar, tasarım görünümünde, Sihirbaz kullanarak ve veri girerek tablo oluşturmanızı sağlayan yöntemlerdir. Madem ki Access 2000 ile tabir yerinde ise sıfırdan tablo oluşturmaya karar verdik; o halde “Tasarım görünümünde tablo oluştur” maddesini tıklayarak, tablo oluşturma penceresini açın. Bu noktada yukarıda tablo tasarımıyla ilgili bölümde kendi veritabanımızı planladıysanız, bu planları önünüze çekin. Bu alıştırmayı yapmadıysanız, örnek olarak ele aldığımız Adres Defteri’ni birlikte oluşturabiliriz.

Tasarım görünümde karşınıza gelen tablo biçimindeki araç, tablonuzdaki alanların adlarını, özellikleri ve doldurulması için gerekli işlemleri belirteceğiniz yerdir. Aile tablosunu oluşturmak için imlecinizi Alan Adı sütununun birinci satırının içine getirin ve “AileSıraNo” yazın. Kendi veritabanızı oluşturuyorsanız, herhangi bir tablodan işe başlayabilirsiniz; bu tablolardan birini seçin ve birinci sütunun adını yazın.

Türkçe Karakter Kullanırken!

Access 2000, diğer Ofis programları, sadece menüleri, diyalog kutuları ve yarndım dosyaları bakımından Türkçe olmakla kalmayıp, aynı zamanda içeriğinde de Unicode’u destekleyen bir programdır. Bu bakımdan tablolarınızda, formlarınızda, raporlarınızda, makrolarınızda ve hatta kullanılmaya hazır fonksiyonlarda, içerik ve başlık olarak Türkçe karakter kullanabilirsiniz.

Hemen her türlü bilgi işlem ürününün Internet’te kullanıldığı veya Internet malzemesi olarak değerlendirildirildiği günümüzde veritabanlarına dayanan Web uygulamaları da hızla yaygın hale gelirken, hazırlayacağınız Access dosyalarının Microsoft ODBC (Open Database Connectivity) tekniği ile Web Server’a yüklenip yüklenmeyeceğini hesaba katmalısınız. Access dosyalarınız, ODBC yoluyla bir Web Server’a veri kaynağı olarak tanıtılacaksa, Web Server programının ve ona evsahipliği yapan işletim sisteminin Unicode uyumlu olup olmadığı, sizin kullandığınız Alan adlarının doğru okunup okunmamasını da belirler. Veritabanının içeriği, sonuç itibariyle Web sayfasının unsurları arasında Browser’a gönderilecek ve orada yorumlanacaktır. Bugün sadece Netscape browser programının bazı işletim ortamlarında kullanılan sürümleri Unicode okuyamaz. Bu browserları kullanan Internet ziyaretçileri, sayfanızın bazı unsurlarını Türkçe karakterlerle göremezler. Fakat alan adlarınızdaki Türkçe karakterlere gönderme yapan programlar ve Scriptler, bu adları bulamadıkları taktirde, veri-yönlendirmeli Web uygulamalarınız, örneğin ASP prıogramlarınız hata mesajı verirler.

Veritabanlarınızı ne tür Web Server’a yükleyeceğinizi bilmiyorsanız, alan adlarında Türkçe karakter kullanmaktan kaçının.

Yukarıdaki örnek planda bu sütunun adının “Aile Sıra No” olmasını kararlaştırdığımız halde, burada alan adında boşluk bırakmadığımıza dikkat etmiş olmalısınız. Bu, daha sonra yazacağımız veri seçme komutlarının alan adlarında boşluk istememesinden kaynaklanıyor. Sonra klavyenizde sekme tuşuna basarak, imlecin Veri Türü sütununa gelmesini sağlayın ve burada beliren aşağı ok simgesini tıklayarak (veya klavyede Alt tuşunu tutarak ve aşağı ok tuşuna basarak) veri türleri listesini açın:

Burada gördüğünüz veri türlerini tanıyorsunuz; bizim örneğimizde birinci alanımıza Access 2000’in otomatik olarak sıra numarası vermesini istediğimiz için burada Otomatik Sayı türünü seçiyoruz (Siz, kendi planınıza uygun bir türü seçebilirsiniz).

Alan Özellikleri

Tablo oluşturma penceresinin üst tarafında yaptığınız seçime göre, pencerenin Alan Özellikleri başlıklı alt bölümündeki bilgilerin değiştiğine dikkat edin. Buradaki kontrollerin çoğu Access ile veritabanı oluşturma beceriniz arttıkça kullanılacak niteliktedir. Alan özellikleri, o alandaki bilgilerin boyut, renk veya konumu gibi niteliklerini ve gizli olmek-görünür olmak gibi davranış biçimlerini tanımlar. Daha sonra verilerimizi biçimlendirirken bu kontrollerden yararlanacağız. Bazı alanların bazı özellikleri yoktur. Örneğin Alan Boyutu özelliği sadece metin, sayı ve otomatik sayı alanları için geçerlidir. Şimdi alan özelliklerind sık kullancaklarımızı ele alalım:

Metin Alanları için alan boyutu: 0 ile 255 karakter arasında olmalıdır. Diğer alanların boyut sınırlaması yoktur. (Varsayılan boyut: 50)


Sayı alanları için alan boyutu: Sayı olarak belirlediğiniz alanın boyutunu, Alan Özellikleri bölümünde Alan boyutu satırının sağındaki aşağı oku tıklayarak, şu seçenekler arasından seçebilirsiniz: Byte, ondalık, tamsayı, uzun tamsayı, tek, çift, yineleme kimliği (Replication ID).

Sayılar ve Paralarda Uzunluk

Veri alanınız Otomatik Sayı ise, alan boyutu ya uzun tamsayı, ya da “yineleme kimliği” adı verilen otomatik değer olur. Alan türünüz Sayı ise şu alan boyutlarından birini seçebilirsiniz.

Byte 0’dan 255’e kadar tam sayı tutar.
Ondalık (.adp) dosyası olarak -10^38 -1’den 10^38 -1’e kadar, (.mdb) dosylası olarak -10^28 -1’den 10^28 -1 ‘e kadar sayı tutar; virgülden sonra 28 basamak gösterir.
Tamsayı –32,768’den 32,767’e kadar kesirsiz sayı tutar.
Uzun tamsayı (Varsayılan) –2,147,483,648’den 2,147,483,647’e kadar kesirsiz sayı tutar.
Tek –3.402823E38’den–1.401298E–45’e kadar negatif, 1.401298E–45’den 3.402823E38’e kaedar pozitif değer tutar; 7 basamaklı ondalık bölümü olabilir.
Çift –1.79769313486231E308’den –4.94065645841247E–324’e kadar negatif, 1.79769313486231E308’den 4.94065645841247E–324’e kadar pozitif sayı tutar; 15 basamaklı ondalık bölümü olabilir.
Replication ID Küresel benzersiz tanımlayıcı (Globally unique identifier--GUID)

eritabanı dosyalarınızın kolay açılıp kapanması ve veriişlemin yeterince hızlı yapılabilmesi için alanlarınızı tutacakları en büyük sayıdan daha fazsla sayı tutabilir şekilde tanımlamayın. Diğer taraftan alanınızı girebileceğiniz değerden küçük tutarsanız, bu kez girdiğiniz değerlerin fazla gielen kısımları kesilecek, yani verileriniz tahrip olacaktır.

yı ve para birimi verilerinizi hazır biçimlendirme şablonu ile değil de kendiniz biçimlendirme ifadesi yazarak biçimlendirmek isterseniz, şu ayarları yapabilirsiniz (bu ifadeleri, Alan Özellikleri bölümünde biçim kutusuna yazacaksınız):

0;(0);;”Yok” Normal değerleri normal şekilde, negatif değerleri parantez içinde gösterir; boş bırakıldığında yerine “Yok” yazar.
+0.0;-0.0;0.0 Artı ve eksi işaretini gösterir,; boş bırakıldığında yerine 0.0 yazar.

Biçim: Siz nasıl girerseniz girin verinin tabloda (ve daha sonra bu tablodan yapılacak şekilde oluşturulacak raporlarda ve formlarda) nasıl görüntüleneceğini belirler. Ayrıca buraya yazacağınız biçim komutları, girilebilecek verinin niteliğini de tayin eder. (Ayrıntılı biçim ifadeleri için Ek 1’e bakınız.)

Giriş maskesi: Veritabanıza verileri girerken, önce girişi kolaylaştırmak, daha sonra da veri işlem sırasında verilerin istediğiniz biçimde olmasıını ve dolayısıyla işlemi kolaylaştırmak amacılya, veri girişini belirli bir biçim kuralına bağlayabilirsiniz. Söz gelimi telefon numaralarının daima (0555) 555-5555 gibi girilmesini sağlamak için bir metin alanına bunu sağlayacak giriş maskesi adı verilen komut ifadesini yazabilirsiniz. Bunun için giriş maskesi olarak (9999) 000 0000;;_ yazmanız gerekir. Fakat Access 2000, sık kullanılan, telefon numarası, Vergi dairesi ve numarası, posta kodu, sosyal sigortalar numarası, sigorta kod numarası, parola, ve çeşitli tarih ve saat biçimlerine uygun giriş maskelerini hazır veriyor.

Bu hazır maskeleri bir alanınızın Alan Özellikleri bölümüne katmak için, giriş maskesi satırının sağındaki üç nokta simgesini tıklayın; açılacak Giriş Maskesi Sihirbazı’nda arzu ettiğiniz giriş biçimini seçin. Bir bilginin tablolara veya formlara belirli bir maske ile girilmesi, mutlaka o şekilde kaydedileceği anlamına gelmez. Özellikle parantez, kesme ve benzeri işaretleri kullandığınız giriş maskelerini veritabanı dosyaya yazılırken kaydettirmeniz gerekmez; bu dosya boyutunda tasarruf sağlar. Daha sonra raporlarınızda veya Access dosyalarından başka programlar için veri ihraç ederken bu işaretlerin yeniden konulmasını sağlayabilirsiniz.

Geçerlik Kuralı, geçerlik metni: Veri işlemin sağlıklı olabilmesi için girilen verilerin gerçekten girilmesi gereken türde olması şarttır. Access, veri girilmesi sırasında girilen değerin geçerliliğini sınayabilir ve veri gireni uyarır. Veri girişinde uyulacak kuralları Geçerlik Kuralı kutusunda, geçirli olmayan veri girişinde görüntülenecek uyarı metnini ise geçerlik metni kutusunda belirtirsiniz. (Bu kutuların etiketini Geçerlilik şeklinde göreceksiniz. Bu, Türkçe imlâ ilkelerine aykırıdır.)

Geçerlik kuralları kutusuna yazabileceğiniz bazı ifade örnekleri şunlar olabilir:

<> 0 Girilen değer sıfırdan farklı olmalıdır
> 1000 Or Is Null Girilen değer ya boş olmalıdır, ya da 1000’den büyük olmalıdır.
Like "A????" Girilen değer 5 karakter boyutunda olmalıdır ve "A" harfi ile başlamalıdır.
>= #1/1/96# And <#1/1/97# Girilen değer 1996 içinde olmalıdır.


Geçerlik metni ise, geçerli olmayan bir değer girildiğinde, kullanıcının uyarılmasında kullanılacak metindir. Buraya yazacağınız metin, kullanıcıya doğru veri biçimi hakkında kısa fakat anlamlı bilgi vermelidir.

Gerekli: Bu özelliğin sağında belirecek aşağı oka basarak, Evet veya Hayır’ı seçebilirsiniz. Bir alanı Gerekli hale getirirseniz, veri tablosunu doldururken, Access bu alanın boş bırakılmasına izin vermez. Yukarıdaki planlama örneğinde bazı alanların niteliğini kağıda dökerken yanlarına “Boş bırakılabilir,” bazılarına ise “Boş bırakılamaz” notunu koyduğumuzu hatırlıyor olmalısınız. Boş bırakılabilir alanlar için bu kutuya “Hayır” (yani doldurulması gerekli değil!), boş bırakılamaz alanlara ise “Evet” (yani doldurulması gerekli!) kaydını koymamız gerekir.

Sıfır uzunluk İzni: Boş bırakılmasını önlediğiniz, yani gerekli alanların boyutu sizin için önem taşıyor olabilir. Doldurulması gerekli alanların doğru doldurulmasını sağlamanın bir yolu, alana girilecek değerin boyunun sıfır olmasını önlemektir. Yukarıdaki örnekte geliştirdiğimiz veritabanının kullanılabilir olması için en azından kişilerin ad ve soyadlarının tabloda yeralması gerekir; aksi taktirde ortada tablo denecek bir şey bulunmaz. Soyadı olmayan kişilerin ise adları ile yetinemeyiz. O halde bu iki alanı hem gerekli yapar, hem de sıfır uzunluk izni vermezsek, tablomuzu doldururken isteyerek veya kazayla bu alanları boş bırakmamız tehlikesini önlemiş oluruz.

Sıralı (Endeks): Access ile oluşturduğumuz veritabanlarını işlerken yapacağımız işlerin başında, tablolarımızdan belirli ölçütlere göre seçmeler (sorgular) yaptırtmak gelecektir. Basit bir sorgunun hızla tamamlanabilmesi için Access’in tablolardaki alanları önceden endekslemesi yerinde olur. Bir alanın Alan Özellikleri bölümünde Sıralı kutusunun sağındaki aşağı oku tıklarsanız, “Hayır” seçeneğinin yanı sıra iki ayrı “Evet” seçeneği bulunduğunu göreceksiniz. “Hayır” seçeneği, bu alanın önceden endekslenmesini önler. Bu alandaki verilerin endekslenmesini sağlayan diğer iki seçenekten birincisi, “Evet (Yineleme Var)”, Access’in oluşturacağı endekste, bu değerden birden fazla olmasına imkan verir. Bizim örneğimizde, kişi ad ve soyadlarından birden fazla olması ihtimali öngörüldüğüne göre, endeksimizin tekrara izin vermesi gerekir. Bir alan, tablodaki kayıtların benzersiz olmasını sağlayan Birincil Anahtar alanı olarak tayin edildiyse, tekrara izin verilmemesi gerekir. Bunun için, bu kutudaki endeksleme yaptırtan ikinci seçeneği, “Evet (Yineleme Yok)” maddesini seçmemiz gerekir.

Unicode Sıkıştırma: Access 2000, Ofis 2000 ailesinin diğer üyeleri gibi Unicode-uyumlu, yani içinde 65 bin 536 adet harf, rakam ve işaret bulunan yazı tipi (font) sistemini destekler. Unicode uyumlu olmayan programlar ise sadece 256 karakter içeren fontları kullanabilirler. Metin, not ve köprü (Web adres bağlantısı) türündeki verilerinizde Türkçe karakter bulunuyorsa, alan özelliğinde Unicode Sıkıştırma’nın “Evet” olması gerekir. Bu durumda Access, bu alandaki veriyi kaydederken her bir karakter için gerekli alanı (2 byte) ayıracaktır. Bu tür alanlarınızda Türkçe karakter yoksa, Access dosyasının büyüklüğü etkilenmeyecektir. Dolayısıyla Türkçe veritabanı oluştururken bu değeri sürekli “Evet” ayarında tutmak dosya büyüklüğü bakımından olumsuz bir etki yapmaz; sadece Türkçe karakterlerinizi korumuş olursunuz.

Alan Tanımları

Tablo tasarımında son nokta, tablolarımızı başkalarının da kullanabileceğini gözönünde tutarak, tanım sütununa gerekli açıklamaları yazmaktır. Tablolarımızı başkasıyla paylaşacak olmasak bile, bir süre sonra alanlarımızın ne amaçla oluşturulduğunu hatırlamak zor olabilir. Buradaki gibi “Adı,” “Soyadı” adını verdiğimiz alanların işlevini hatırlamakta sorun olmayacağı düşünülebilir. Fakat verilerin başka tablolardan alındığı durumlarda veya değerlerle ilgili uyarıcı notların gerektiği durumlarda, Tanım satırlarına yazacağınız bilgiler işe yarar. Tabloyu yaptıysanız, tasarım görünümünde son şekli şöyle olmalı:

Arama Sihirbazı

Access’te veritabanı oluşturmanın birinci adımını attık: ilk tablomuzu yaptık; alanlarını belirledik; alanların özelliklerini tayin ettik. Buradaki örneği uyguluyorsanız, şimdi ikinci bir tablo oluşturmanız gerekir. Bitmiş tasarım görünümüne bakarak, yukarıdaki bilgiler ışığında ikinci tabloyu siz oluşturabilir misiniz?

Burada dikkat edilecek tek nokta, AileSıraNo adlı alanın içeriğinin doldurulması için gerekli ifadeyi Arama Sihirbazı’na yazdırtmaktır. Çocuklar tablosunun taramın görümünde ikinci alanın adını yazdıktan sonra Veri Türü sütununda seçme okunu tıklayın ve açılan listeden Arama Sihirbazını seçin.

Arama Sihirbazı’nın birinci dayalog kutusu, bu alana girilecek değerlerin mevcut bir tablo veya sorgu sonucundan mı alınacağını, yoksa bu değerleri sizin doğrudan mı yazacağınızı belirler. Buradaki örnekte, veritabanımızda Çocuklar tablosunu doldururken, bu sütunun yanında bir seçme oku belirmesini ve bu oku tıkladığımızda Aileler tablosunda, Ailei Sıra No alanına girilmiş bütün değerlerin gösterilmesini istiyoruz. Başka bir deyişle bu sütuna girecek bilgileri, Aileler tablosundan alacağız. O halde, Arama Sihirbazı’nın ilk diyalog kutusunda “Değerler tablo veya sorgudan alınsın” maddesini işaretleyerek, İleri düğmesini tıklamamız gerekir.

Arama Sihirbazı’nın ikinci diyalog kutusu ise bir önceki tercihinize göre ya veritabanınızdaki bütün tablo ve sorguların listesini içerir ve siz bu listeden veri alacağınız tablo veya sorguyu seçersiniz; ya da seçme yapacağınız veri listesini oluşturmanız için küçük bir tablo oluşturma aracı açılır.